Aging WIP — A métrica de fluxo mais importante
Descubra como antecipar a solução para problemas de fluxo
Talvez você esteja intrigado: como assim Aging WIP é a métrica mais importante e não me falaram ainda? Se é tão importante assim, porque falam tão pouco sobre ela?
Reuni neste post um conteúdo prático e profundo sobre o tema, com referência de mais de 10 livros, algumas palestras de eventos e toda minha experiência prática nas empresas.
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Se você é um Líder, Gestor de equipes (Tech Lead), especialista em Kanban e Fluxo, Agilista (Agile Coach ou Scrum Master), Gestor de produtos (PM/PO) é provavel que já tenha ouvido falar de métricas de fluxo como Leadtime, Cycletime, Throughput (Vazão) ou Velocity e a visualização gráfica do CFD (Cumulative Flow Diagram).
Métricas de fluxo mais utilizadas
Leadtime
Segundo a definição mais recente no livro do Kanban Maturity Model — KMM, temos a definição do leadtime como começando no ponto de compromisso acordado e continuando até que um item esteja pronto para entrega. Qualquer tempo de espera adicional no final da entrega não é contabilizado.
Geralmente é medido de 3 formas mais comuns:
1 — Customer Leadtime que mede desde quando é criada uma expectativa de entrega e geralmente é usado para medir Épicos / Entregas / Projetos;
2 — System Leadtime para medir o fluxo de entrega que geralmente é usado para medir histórias e itens de trabalho partindo do ponto de comprometimento;
3 — Cycletime que geralmente é usado para medir o tempo de uma etapa do fluxo em específico, exemplo quando tempo os itens demoram em validação ou quanto tempo os itens ficam na fila aguardando validação.
Throughput (Vazão)
A quantidade de itens de trabalho finalizados por unidade de tempo, geralmente observado por semana ou por sprint.
É comum também ser chamada de Velocity por equipes que usam para contar a quantidade story points entregues.
O throughput pode ser medido em diferentes perspectivas, Épicos, Entregas, Projetos, Histórias ou Itens de Trabalho.
Essa métrica pode ser utilizada para planejar a capacidade de entrega das demandas, gerando uma previsibilidade para os próximos ciclos (semana ou sprint) e o entendimento de quando algo vai ficar pronto. Na sua forma mais simples, é usada a média das últimas semanas.
Caso queira saber mais sobre Leadtime e Throughput, veja mais detalhes no post “Métricas em times ágeis: as 3 métricas fundamentais que você precisa saber e dominar!”, o link está nas referências.
CFD — Cumulative Flow Diagram
Não é necessariamente uma métrica, é um tipo de visualização que trata essencialmente de entradas e saídas.
O Diagrama do Fluxo Cumulativo é uma excelente forma de compreender o fluxo de trabalho ao longo de um processo.
O gráfico te permite analisar rapidamente como o fluxo se comporta na linha do tempo, entender quanto de trabalho foi realizado, quanto de trabalho está em progresso e quanto de trabalho ainda precisa ser feito.
No entanto, essa visualização não irá ter mostrar qual é o problema exatamente, mas vai gerar insights de onde e quando pode haver um problema, desta forma, você poderá analisar as métricas do seu fluxo e a causa raiz dos problemas.
Não vou aprofundar no gráfico CFD neste artigo, veja mais detalhes no post "Conheça 5 padrões de CFD para facilitar sua vida", o link está nas referências.
O problema = Atraso (Delay) nas métricas de fluxo
Mas essas métricas (leadtime e throughput) tem um problema / característica, elas tem um atraso (delay) para que possamos coletar, ou seja elas mostram o que aconteceu no passado, mas não mostram o que está acontecendo agora.
Você pode usá-las geralmente a cada semana ou quinzenal, nas cadências de planejamento e revisão de fluxo para te ajudar a entender o que aconteceu para promover a mudança do momento presente/futuro.
No entanto, precisará esperar um tempo para algo acontecer e então coletar os dados atualizados e analisar novamente para tomar uma ação.
Solução — Olhe para o que está em progresso
Para conseguir reagir mais rapidamente, buscamos informações e métricas que estão acontecendo agora e são mais acionáveis, pois as ações realizadas geram uma reação / efeito em momentos muito próximos da realidade.
Entre as mais acionáveis temos:
WIP (Work in Progress — Trabalho em Progresso)
Quantidade de trabalho iniciado e não terminado.
A quantidade do trabalho em progresso pode te mostrar se há algum gargalo no fluxo e te ajuda a entender se há foco, pois quanto mais itens em andamento, menor é foco e maior é tempo de execução (leadtime).
Geralmente é usado em diferentes níveis da organização, desde o nível operacional/equipes para medir as histórias e itens de trabalho, quanto no nível de coordenação (Flight Level 2), onde pode ser usado para medir os épicos / entregas / projetos, até no nível estratégico onde pode ser usado para medir iniciativas / estratégias.
Caso queira saber mais sobre a relação do WIP com Leadtime e Throughput, veja mais detalhes no post “Métricas em times ágeis: as 3 métricas fundamentais que você precisa saber e dominar!”, o link está nas referências.
Aging WIP ou WIP Age (Envelhecimento dos itens em progresso)
Quantidade de tempo desde o início de um item de trabalho e o momento atual, usada para os itens ainda não concluídos.
Outra forma de ver é, se esse item terminasse agora qual seria o Leadtime? Essa é a métrica Aging WIP.
As métricas de WIP e Aging WIP estão “conectadas” com alguma métricas que tem atraso, desta forma as métricas do presente são um preditivo para as métricas que tem algum atraso / delay e só poderão ser medidas no futuro.
Assim como o Leadtime que explorei no início, você pode avaliar o Aging WIP geralmente de 3 formas comuns:
- Épicos, Entregas ou Projetos para medir desde quando é criada uma expectativa de entrega e até o dia atual. Funciona de forma preditiva ao Customer Leadtime;
- Histórias e itens de trabalho para medir o fluxo de entrega que geralmente é usado para medir histórias e itens de trabalho partindo do ponto de comprometimento. Funciona de forma preditiva ao System Leadtime;
- Uma etapa em específico para medir o tempo que os itens estão em uma etapa específica do fluxo. Exemplo de algumas perguntas que podem ser feitas: Qual é a idade dos itens que estão no backlog? Quanto tempo os itens estão aguardando validação? Quanto tempo estamos esperando pela aprovação do cliente?
O envelhecimento do trabalho em progresso leva não apenas à leadtime mais longos, mas também a mais variabilidade em seus dados de leadtime e por consequência deixa o fluxo de trabalho menos previsível, aumentado a pressão e a sobrecarga.
A grande vantagem de usar o Aging WIP é que essa métrica é totalmente acionável e preditiva para leadtime.
Desta forma, você consegue resolver uma dificuldade comum de responder à seguinte pergunta: Como saber se ações que já tomei estão gerando resultado?
Analisando o Aging WIP você reduz a ansiedade na gestão, diminui a pressão e consegue a informação em tempo real para tomar ações de melhoria, evitando a necessidade de aguardar os itens serem concluídos para ver o efeito no leadtime.
Se por exemplo, você tem um leadtime de 20 dias no percentil 85, esses efeitos devem levar mais de 20 dias para se apresentar na métrica do leadtime. Ou seja, vai demorar.
Utilizando o Aging WIP você consegue analisar os sinais, resultados e impacto das ações de melhoria no fluxo em tempo real.
As Métricas de Fluxo no Kanban
Mesmo que você já conheça essas métricas, vale conferir um breve resumo para alinhar o entendimento e tirar alguns novos insights.
Métricas precisam ajudar a determinar a nossa localização atual e saber o quanto nos movemos durante um período de tempo específico e além disso, podem nos mostrar se melhoramos ou pioramos em uma determinada situação. Devem nos fornecer as informações corretas para a tomada de decisão e ajuste de rota em direção ao resultados que buscamos.
Evite se concentrar no desempenho individual de cada pessoa, foque em melhorar o sistema de trabalho com um todo, criar gatilhos que melhoram a tomada de decisão e antecipar os problemas.
Ao medir o desempenho do sistema do fluxo de trabalho, queremos responder principalmente:
- Estamos olhando para o fluxo ou para os indivíduos?
- O sistema funciona da maneira que esperamos?
- Onde podemos melhorar as coisas?
- As nossas métricas mostram se estamos melhorando?
Quais são todas as métricas possíveis que podemos medir?
"Não faz sentido medir tudo o que é possível simplesmente porque podemos. Meça somente o suficiente" Douglas W. Hubbard
Por outro lado, não faz muito sentido tornar cada métrica usada excessivamente precisa. Devemos medir o que é útil e tem valor.
“É melhor usar medidas imprecisas do que é desejado, em vez de medidas precisas do que não é desejado." Russell Ackoff
Análise das métricas do momento presente para antecipar o futuro
Analisar a quantidade do trabalho em progresso (WIP) e o envelhecimento dos itens em progresso (Aging WIP) vão te ajudar evitar que a situação se torne crítica e antecipar problemas que seriam discutidos no futuro quando o item já estiver concluído e não há mas nada a fazer para alterar o passado.
Muitas pessoas ao adotar a prática do limite do WIP, acabam encontrando muita resistências e passam por dificuldade em introduzir a prática. Por isso que o envelhecimento dos itens em progresso (Aging WIP) é a métrica mais importante, pois inicialmente não há necessidade de fazer nenhuma intervenção no formato de trabalho, você inicialmente só expõe e deixa visível quantos dias os itens então em andamento.
Deste ponto em diante vou me concentrar na métrica envelhecimento dos itens em progresso (Aging WIP).
Caso você queria saber como iniciar com a prática de limite WIP, veja mais detalhes no post: "Como começar com limite WIP e evitar o erros comuns", o link está nas referências.
Relação entre Aging WIP x Leadtime x Previsibilidade
Sob a perspectiva do cliente, há o desejo de receber nossos produtos e serviços solicitados com rapidez, qualidade e pontualidade.
Sob a perspectiva da empresa, há o interesse em aumentar sua taxa de entrega, reduzindo seu tempo de entrega (time-to-market), reduzindo o custo de retrabalho. Desta forma consegue validar se as entregas realmente estão impactando os resultados e as necessidades dos clientes e do mercado.
Sob a perspectiva do trabalhador, há a expectativa da empresa e do cliente que se dedique tempo e esforço nos trabalhos priorizados para conseguir melhorar os resultados. Desta forma, o indivíduo tende a carregar vários itens de trabalho ao mesmo tempo para garantir que, se um for bloqueado, eles fiquem ocupados trabalhando em outro. Os efeitos adversos da multitarefa no tempo de entrega, no retrabalho e nos custos de transação não são conhecidos ou não são levados em consideração nas tomada de decisão.
O que vemos na prática são as empresas com muito trabalho em paralelo, as pessoas têm a percepção de que os trabalhadores estão muito ocupados, sobrecarga de trabalho, mas apesar de todo o esforço a produtividade é baixa.
Como efeito vamos observar maior variação no leadtime com redução e maior variação no throughput.
O problema do Leadtime é que, por definição, um ponto não aparece até que o item tenha sido concluído. No entanto, se um item estiver levando muito tempo para ser concluído, esperar até que ele seja concluído para fazer algo a respeito é tarde demais.
O que precisamos, portanto, é uma visão dos dados do nosso processo enquanto os itens ainda estão em andamento.
Desta forma, podemos concluir que um fluxo com maior variação de leadtime terá uma previsibilidade pior e possivelmente irá gerar um ambiente de maior pressão e alta quantidade de itens em progresso, causando trocas constantes de contexto.
Analisando o Aging WIP no cenário simulado
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Conclusão sobre o Aging WIP
A gestão do envelhecimento do trabalho em progresso trabalho em progresso, é uma prática fácil de implementar e que não gera a necessidade de nenhuma intervenção no fluxo de trabalho.
Sendo assim um prática que habilita a melhoria contínua, com pouco resistência, que ajuda antecipar os problemas e garantir que os resultados sejam duradouros mesmo na ausência da liderança formal.
O mais importante de além de todo análise proposta aqui neste artigo, são a criação das políticas explícitas que garantem que os resultados sejam duradouros.
Pois afinal, o que está acontecendo nas métricas do presente hoje, é o que será percebido nas métricas do futuro amanhã.
"O segredo para medir algo é sempre começar com uma pergunta específica que pode ser respondida com um número." Douglas W. Hubbard
Agradecimento aos revisores Lucas Guimarães, Christian Carrard, Cristiano Basso, Wagner Fusca, Karina Salles.
GOSTOU DO CONTEÚDO?
Eu tenho um convite especial abaixo para quem quer aprofundar um pouco mais nas métricas de fluxo.
Identificou algum erro ou querer sugerir ajustes? Fique a vontade de enviar no Linkedin ou Instagram
Referências
- Apêndice — Material complementar: Estudo das práticas que apoiam a gestão do trabalho seguindo o Kanban Maturity Model — KMM
- Post: Métricas em times ágeis: as 3 métricas fundamentais que você precisa saber e dominar! — Caco Mafra e Raphael Albino
- Post: Quando fica pronto? Seu time com entregas previsíveis — Caco Mafra
- Post: Como começar com limite WIP e evitar o erros comuns — Caco Mafra
- Palestra (Vídeo): Métricas de Fluxo: tudo sobre a aplicação das métricas e sua vizualização por gráficos — Rodrigo Pinto e Ingrid Nunes
- Palestra (Vídeo): Aging WIP — Se preocupe menos com o futuro e mais com o que você faz hoje — Danilo M Garcia
- Vídeo: How to use the aging Chart By Nave
- Livro: The Principles of Product Development FLOW — Donald Reinertsen
- Livro: Actionable Agile Metrics for Predictability — Daniel Vacanti
- Livro: Flow Metrics for Scrum Teams (Gratuito)— Daniel Vacanti and Will Seele
- Livro: Métricas Ágeis - Raphael Albino
- Livro: Kanban Maturity Model, Coaches’ Edition: A Map to Organizational Agility, Resilience, and Reinvention — David J. Anderson and Teodora Bozheva
- Site: KMM.plus
- Livro: Kanban — Mudança evolucionária de Sucesso para seu negócio de tecnologia — David J. Anderson
- Livro: Kanban Change Leadership: Creating a Culture of Continuous Improvement — Klaus Leopold and Siegfried Kaltenecker
- Livro: Implementando o Desenvolvimento Lean de Software: Do Conceito ao Dinheiro — Mary Poppendieck and Tom Poppendieck
- Livro: Jornada Kanban na Prática — Antonio Muniz, Analia Irigoyen, Caco Mafra, Fábio Trierveiler, Guilherme Villanova
- Post: Conheça 5 padrões de CFD para facilitar sua vida — Caco Mafra
