Apêndice para quer Aprofundar em práticas do Kanban Maturity Model — KMM

Práticas que apoiam a gestão do trabalho em progresso em maturidade 0 à 2

Esse é um complementar complementar ao post "A métrica de fluxo mais importante: Aging WIP — Descubra como usar antecipar solução de problemas de fluxo".

ALERTA: Se você chegou aqui sem ver esse post sobre Aging WIP, recomendo que não avance na leitura, pois poderá ter interpretações equivocadas.

DISCLAIMER: Isso não é um checklist de práticas e não é um modelo de avaliação de times ágeis.

O KMM (Modelo de Maturidade Kanban) é um guia / mapa de melhoria de uma organização com foco na agilidade organizacional, resiliência e reinvenção por meio de evolução gerenciada com orientações pragmáticas, acionáveis e baseadas em evidências.

Começa com 3 pilares da evolução gerenciada:

CULTURA representa “como vivemos” — São coisas que as pessoas valorizam e se referem a elas como princípios ou normas (escritas ou não) que justificam comportamentos e práticas.

PRÁTICAS representam “Como fazemos as coisas” — São atividades de rotina, padrões de interações observados, práticas Kanban estabelecidas e normalizadas e Hábitos.

RESULTADOS representa “quão eficazes somos” — São os resultados demonstrados, benefícios externamente observáveis (valorizados pelo cliente) e benefícios (organizacionais) observáveis internamente

NÍVEL DE MATURIDADE 0 — Inconsistente

No nível de maturidade 0, indivíduos são responsáveis por tratar suas próprias tarefas. A organização é inconsciente da necessidade de se seguir um processo. O trabalho é gerenciado com orientação aos indivíduos e há pouco ou nenhuma colaboração.

Cultura

• O trabalho não é gerenciado (mais provavelmente, as pessoas são).
• A organização está alheia à necessidade de políticas, processos ou governança. •
• Os indivíduos lidam heroicamente com a alta carga de trabalho. As pessoas estão focadas no gerenciamento do tempo (“Getting Things Done”).

Resultados

• O resultado do negócio depende totalmente das habilidades e conhecimentos dos indivíduos um serviço totalmente imprevisível e não confiável.
• As pessoas sobrecarregadas ficam frustradas com a alta carga de trabalho e a falta de políticas de gestão do trabalho (caos).
• Clientes insatisfeitos. Gestores infelizes. Pessoas infelizes.

Práticas

• Os trabalhadores estão fazendo um grande esforço para realizar seus trabalhos/tarefas atribuídos
• Os indivíduos percebem que focar em menos tarefas de trabalho os ajuda a realizar mais. → Estabeleça limites pessoais de WIP.
• Apenas instrumentação rudimentar para gerenciamento de trabalho está disponível.

Dica do Caco para gestão do trabalho em progresso — Maturidade 0:

Na maturidade nível 0 como a gestão é muito orientada ao indivíduo, por isso, antes de iniciar qualquer prática de limite do WIP, o mais importante é dar visibilidade a todo o trabalho. desta forma você começa a dar visibilidade à sobrecarga individual e aos atos de heroísmo, usando algo básico de visualização do trabalho em progresso para facilitar o ganho de foco e na prioridade correta.

NÍVEL DE MATURIDADE 1 — Focado em times

O nível de maturidade 1 pode ser caracterizado como “nunca duas vezes da mesma forma”, representando inconsistência e fraca capacidade de repetir os resultados.

Cultura

• Mudança de gerenciamento de indivíduos para gerenciamento de grupos de indivíduos.
• Faça as coisas em equipe.
• Transparência e colaboração acontecem no nível da equipe.

Resultados

• O resultado do negócio é inconsistente e não confiável, dependendo das habilidades e conhecimentos dos indivíduos.
• A falta de alinhamento entre as equipes é evidente.
• Mantém-se a alta carga de trabalho da equipe, embora possa ser notado algum alívio da sobrecarga individual.

Practicas

• Algumas equipes começam a se concentrar no gerenciamento de itens de trabalho em vez de tarefas.
• Algumas equipes começam a limitar o WIP para obter mais e melhores resultados.
• A compreensão do fluxo de trabalho é limitada ao escopo do trabalho em equipe.
• Falta orientação de serviço.
• Existem algumas políticas explícitas e muitas implícitas. Processos de gestão (cadências) estão surgindo.
• São realizadas reuniões diárias e retrospectivas.
• Poucas ações de melhoria são derivadas.

Dica do Caco para gestão do trabalho em progresso — Maturidade 1:

Na maturidade nível 1 é representado pelo fato do início de um trabalho em equipe, evoluir a visualização do trabalho, criar os acordos e fazer uso das cadências. Você pode começar a trazer na cadência de retrospectiva da equipe a reflexão sobre a quantidade de trabalho em andamento e começar a trazer consciência sobre do trabalhos que começam e não terminam. Dando assim um primeiro passo para transição ao nível de maturidade 2 e começar a introduzir a métricas de básicas que abordamos nesse artigo (Throughput, Leadtime, Aging WIP).

Mapa de Práticas que apoiam a gestão do trabalho em progresso na Maturidade 1

• LW 1.2 Estabeleça limites de WIP para times
• XP 1.2 — Defina das políticas básicas
• VZ 1.5 — Visualize as políticas básicas

Maturidade 1 em Transição para 2

• VZ 2.3 — Visualize os itens de trabalho bloqueados, defeitos e retrabalho
• VZ 2.4 — Visualize o envelhecimento dos itens em progresso (Aging WIP)
• XP 2.1 — Defina métricas relacionadas ao fluxo (Exemplo: leadtime, aging WIP, Throughput)
• MF 2.4 — Colete dados relacionados ao fluxo

NÍVEL DE MATURIDADE 2 — Orientado ao cliente

Caracterizado como “nunca duas vezes o mesmo resultado”. Organizações de Nível de Maturidade 2 exibem consistência na forma de realizar o trabalho, há menos sobrecarga, as responsabilidades estão definidas, mas não há necessariamente consistência nos resultados.

Existe uma tendência de perder disciplina e à comportamentos voltar para do Nível 1 quando é submetido à estresse ou ao lidar com circunstâncias excepcionais

Há menos dependência de heroísmo individual do que em níveis anteriores. No entanto, a organização depende de gestores heróicos para acelerar solicitações importantes de clientes. Os clientes começam a aprender que eles podem confiar em certos gerentes e podem insistir que eles gerenciem seus projetos, ou que garantam uma entrega rápida e efetiva. Os clientes ainda não confiam na organização ou em seus sistemas.

Cultura

• Foco para entender a perspectiva e as necessidades do cliente.
• Concentre-se na criação de fluxo de ponta a ponta.
• Evolua em pequenos passos.
• A cooperação é fundamental.

Resultados

• A compreensão inicial das expectativas, demanda e capacidade do cliente se desenvolve.
• A melhoria na qualidade e na entrega do serviço é evidente, mas não é totalmente confiável e consistente.
• A coordenação entre equipes é insuficiente.

Práticas

• Transição do gerenciamento de tarefas para o gerenciamento do trabalho sob a perspectiva do cliente.
• Comece a ver e gerenciar o trabalho como um serviço.
• Processos consistentes e políticas básicas são definidos para gerenciar o desenvolvimento de produtos e/ou entrega de serviços.
• Apresentar a função de gestor do fluxo.
• O gerenciamento básico de fluxo de ponta a ponta, bloqueadores, retrabalho e dependências existe entre as equipes. Algumas métricas relacionadas ao fluxo são capacidade, demanda, bloqueadores, retrabalho, envelhecimento do trabalho em progresso).
• Políticas problemáticas são revisadas periodicamente.

Dica para gestão do trabalho em progresso — Maturidade 2:

Na maturidade nível 2 é representado pelo fato haver uma gestão do fluxo até a entrega orientada ao cliente, com um fluxo que dá visibilidade as principais fases do progresso e visibilidade das categorizações do trabalho (tipo, risco, bloqueios, dependências).

O time começa a entender que seu desempenho depende da quantidade de trabalho em progresso (WIP): ou seja, quanto maior o WIP, mais demorada é a entrega do trabalho e menos previsível sua finalização.

Isso provoca a consciência que o trabalho deixado não finalizado em um estado de espera não ajuda e pode levar a taxas muito maiores de defeitos e a um aumento em retrabalho.

Por isso prática de medir e gerenciar o a quantidade do trabalho em progresso (WIP),o envelhecimento do trabalho em progresso (Aging WIP) , assim como a definição das políticas (combinados) para a gestão do trabalho em progresso são essenciais para consolidação dos resultados e práticas.

Mapa de práticas para você pesquisar mais detalhes no Mapa de praticas:

Mapa de Práticas que apoiam a gestão do trabalho em progresso na Maturidade 2 — Consolidação

• VZ 2.8 — Vizualize WIP Constante (CONWIP) em um quadro kanban de entrega de fluxo de trabalho emergente
• LW 2.1 — Estabeleça limites WIP constantes (CONWIP) em um fluxo de trabalho emergente
• MF 2.7 (Practice Map) ou 2.8 (Livro) — Gerenciar o envelhecimento do trabalho em progresso (Aging WIP)
• MF 2.6 (Livro) — Gerencie os bloqueios
• XP 2.3 — Defina políticas para gerenciar o envelhecimento dos itens em progresso
• XP 2.4 (Livro) — Defina políticas para gerenciar bloqueios
• FL 2.3 (Practice Map) ou 2.4 (Livro) — Conduza uma flow Review
• IE 2.2 — Identifique fontes de atraso
• IE 2.3 Revise políticas problemáticas

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• Livro Kanban Maturity Model no capítulo 1: Compreendendo os Níveis de Maturidade 0 a 2
• Mapa de Práticas

Referências:

• Livro: Kanban Maturity Model, Coaches’ Edition: A Map to Organizational Agility, Resilience, and Reinvention — David J. Anderson and Teodora Bozheva
• Site: KMM.plus