Seja um profissional mais estratégico
Saiba como se destacar na multidão e melhorar seus resultados!
Todo profissional que começa a gerar impacto na organização cada vez mais busca gerar resultados relevantes. No entanto, muitas vezes na busca por mais impacto na organização, o profissional abraça o mundo e acaba se afundando em um montanha de problemas, não tem mais tempo para nada e por mais que trabalhe muito, acaba gerando menos resultado por ter muita iniciativa e pouca acabativa.
Não é incomum vermos os líderes, gestores e agilistas (Scrum Master, Agile Master, Agile Coach, Kanban Coach) com sua agenda lotada, atacando muitas frentes de trabalho e por consequência cada vez mais sobrecarregados.
Você se identifica com esse cenário?
Saiba que você é o principal responsável pela sua sobrecarga!
Sei que pode parecer chocante, mas não se desespere, o objetivo desse conteúdo é te orientar a dar alguns passos na direção para sair desse ciclo vicioso.
De forma direta, no meu entendimento os profissionais que se posicionam de forma mais estratégica nas suas organizações, tem os melhores resultados e sempre vão ter espaço no mercado, pois eles tem foco nos problemas mais relevantes, conseguem ter calma para priorizar e agir com consistência.
"Os profissionais que atuam de forma mais estratégica, são mais valiosos porque apontam os problemas e são protagonistas na solução." Caco
Momento de Recessão Mundial
Principalmente nos momentos de recessão do mercado econômico (como estamos vivendo agora), ter uma atuação mais estratégica te diferencia da multidão, pois nesse momento as empresas seguram investimentos, buscam mais eficiência, querem eliminar desperdícios e buscam mais segurança na hora de fazer novos investimentos.
É o movimento natural do ciclo econômico mundial, já tivemos em 2008, 2016, em 2020 e agora em 2023, onde o mundo vive um momento com juros mais altos (principalmente nos EUA), que impacta a inflação e causa um movimento de busca por segurança nos investimentos e o acesso ao dinheiro dos investidores fica mais restrito.
Como consequência, há um ajuste financeiro nas empresas para que elas possam passar por esse momento de turbulência, onde investimentos ficam pausados, operações e produtos são descontinuados e por fim vemos muitas demissões.
Não vejo como o fim de alguma profissão ou papel, mas sim há a necessidade de uma reflexão para que você Líder, gestor ou agilista se torne mais estratégico e eficiente na sua atuação.
Se por acaso você está se sentindo sobrecarregado, com o cargo em risco ou passou por um processo de demissão, quero deixar aqui algumas dicas valiosas que vão te tornar um profissional mais estratégico e conquistar seu espaço no mercado.
Confira as 5 dicas para se tornar um profissional mais estratégico
#1- Um líder sobrecarregado gera uma equipe sobrecarregada
#2 — Qual problema você quer resolver?
#3 — Você precisa aprender a priorizar e comunicar seu plano
#4 — Não banque o herói, busque aliados
#5 — Crie um ritmo sustentável
#1 - Um líder sobrecarregado gera uma equipe sobrecarregada
O primeiro ponto que trago é liberar tempo para respirar e olhar ao seu redor.
Então a primeira dica é separar 1 hora para analisar sua agenda, comece analisando como foi sua agenda na semana passada e avalie seus compromissos essa semana.
Passo 1 — Classificação
Faça a classificação dos itens da sua agenda com estas 4 opções:
- PLANEJADO — Faz parte do plano.
- NÃO PLANEJADO — Não foi planejado e/ou surgiu sem organização.
- LIVRE — Tempo de foco ou trabalho com concentração.
- ACUMULADO — Tarefas e itens que você nem conseguiu executar.
Essa visão já vai te dar perspectiva rápida do passado (semana passada) e futuro (essa semana).
Passo 2 — Avaliação da distribuição do tempo
Avalie sua semana de 40 horas:
- Como você distribui seu tempo entre PLANEJADO, NÃO PLANEJADO, LIVRE e ACUMULADO?
- Quanto tempo você tem livre para lidar com o imprevistos?
Se você é líder, gestor ou agilista eu considero que uma agenda saudável, deve ter no mínimo 8 horas de espaço disponível dentro da sua semana (recomendável 16h), desta forma você consegue lidar melhor com os imprevistos sem se sobrecarregar e consegue respirar para ter uma visão mais estratégica.
Afinal, se você está toda hora correndo, apagando incêndio, você está focando demais no operacional.
O objetivo não é colocar tudo na agenda e virar o maluco da agenda, mas sim conseguir criar espaço para acomodar melhor seu trabalho.
Passo 3 — Reflita para cada item da sua agenda (PLANEJADO / NÃO PLANEJADO / ACUMULADO)
- Eu realmente deveria estar atuando?
- É possível delegar ou eliminar?
- Deveria delegar, mas não está conseguindo? Já refletiu sobre o real motivo?
- Investir esse tempo todo nessa agenda realmente gera resultados? Posso reduzir essa agenda?
- Avalie se os projetos/investimentos mais importantes estão com a dedicação de tempo adequada? DICA: gaste mais tempo, onde tem mais investimentos ($$$).
- Isso é uma atividade extra que eu poderia deixar de participar sem impacto imediato ao meu trabalho? DICA: deixar de participar de tudo que for atividade extra da organização que não são ligadas diretamente com o resultado do seu trabalho, assim você libera seu tempo para pensar e avaliar com calma. No tópico #5 darei outra dica sobre como participar das atividades extras sem se sobrecarregar.
Passo 4 — Especialmente para os itens NÃO PLANEJADOS, reflita
- Considerando que eu devo realmente atuar, então consigo me antecipar a essa agenda e tornar um item planejado?
- Aceito e consigo lidar com essa demandas de forma não planejada dentro do meu slot de 8 horas para imprevistos?
- Eu deveria realmente ter priorizado e atuado nesse tópico?
- Posso encaminhar para outra pessoa responsável?
Sua principal responsabilidade é proteger sua capacidade de pensar e decidir, quando você está sobrecarregado acaba tomando decisões ruins que criam uma espiral negativa. Protegendo sua capacidade de pensar e decidir, você cria um ciclo virtuoso.
”Se não for um SIM óbvio, então é um NÃO óbvio” Greg McKeown — Livro Essencialismo
#2 — Qual problema você quer resolver?
Em toda minha atuação profissional, um fato que vejo com frequência é o pessoal atuando no gerúndio, indo, fazendo, andando, trabalhando.
Você já parou pra pensar:
- Quais são os principais problemas e insatisfações da organização ou da área que você trabalha?
- Qual o principal resultado que que você está buscando para a organização?
- O que você está fazendo para atuar nesses problemas / insatisfações e impactar os resultados?
Grande parte das vezes que faço essas 3 perguntas para algum profissional, eu recebo como resposta uma lista gigante, ou o famoso “veja bem” seguido de uma longa história.
Um profissional que atua de forma estratégica consegue priorizar os principais problemas da organização e conhece onde a empresa está investindo mais. Gosto dessa lógica do investimento, se a empresa está investindo mais na solução de um problema / oportunidade é porque há uma prioridade ali. Não pergunte sobre a prioridade, pergunte sobre a distribuição do investimento.
”Se não estabelecermos prioridades, alguém fará isso por nós.” Greg McKeown — Livro Essencialismo
Vou deixar 2 dicas para que você possa aprofundar o entendimento de um problema de forma mais estratégica:
2.1 — Entenda a relação sistêmica do problema ou insatisfação
Use o diagrama de loop causal para dar visibilidade ao cenário, entenda a causa e efeito e avalie o que potencializa e o que ameniza cada impacto.
No ano passado o grande Raphael Albino construiu várias análises muito interessantes que podem servir de insight para você aplicar no seu contexto.
Esse é um exemplo do mapeamento sistêmico trazendo a relação de causa e feito, basta partir de 1 ponto e ir navegando. No exemplo: Com menos foco, gera menos confiança e gera menos resultado.
O material criado pelo Raphael Albino que vai te ajudar a entender a causa e feito sobre os seguintes tópicos:
- Mapeamento Sistêmico
- Impacto do aumento da carga de trabalho
- Aumento no tempo de entrega
- Redução no ritmo de entrega da equipe
- Falta de critério de priorização
- Excesso de foco em estruturas isoladas
O link para painel completo que você pode acessar nas referências do post.
2.2 — Dê visibilidade ao seu fluxo de entrega— Conheça o fluxo e entenda as insatisfações
Uma das forma que mais gosto de analisar um cenário é entender como as coisas funcionam, desenhar o fluxo de trabalho e observar as principais insatisfações.
Desta forma, você vai conseguir ter uma visão mais ampla, sistêmica e estratégica da situação, conseguindo priorizar as principais insatisfações/dores para atacar e resolver.
A dica é usar o STATIK CANVAS que ajudar você a aplicar a abordagem do pensamento sistêmico para introduzir Kanban. Não conhece o STATIK CANVAS? Veja o link do post completo nos referências.
#3 — Você precisa aprender a priorizar e comunicar seu plano
Vejo muitos líderes que até conseguem priorizar por onde começar, mas não conseguem comunicar seu plano de trabalho em 1 página de forma simples. Eu também já sofri bastante com essa dor.
Mas consegui achar um formato que funciona, me ajuda muito e tenho replicado para meus mentorados e alunos do PKE — Kanban Expert com sucesso.
Esse mapa consiste em trazer as insatisfações e mostrar qual será a sua estratégia de trabalho.
As estratégias estão divididas em:
- Habilitar — São as ações que você vai focar de forma ativa e com prioridade para resolver uma insatisfação.
- Manter / Operar — São ações que você vai continuar executando e já virou operação, para manter o resultado que você alcançou com alguma solução que habilitou no passado.
- Proteger — São as restrições que você vai monitorar para que não ocorram impactos negativos. A grande diferença é que você não irá fazer nada ativamente, mas vai ficar atento, pois caso algo gere impacto negativo, você irá perceber e agir de forma antecipada.
Com base nessas 3 estratégias você monta seu plano na linha do tempo.
Um profissional estratégico consegue olhar sempre um pouco a frente e comunicar para onde está olhando, desta forma caso você esteja equivocado em algum ponto de vista, conseguirá ajustar sua estratégia de atuação.
O grande objetivo deste mapa é dar clareza da direção da SUA ATUAÇÃO e comunicar o que NÃO ESTÁ NA SUA PRIORIDADE e NÃO IRÁ ATUAR, assim você ganha foco.
”Ao abrir mão de fazer escolhas, permitimos que os interesses alheios controlem nossa vida.” Greg McKeown — Livro Essencialismo
#4 — Não banque o herói, busque aliados
Um dos grandes problemas que vejo nas organizações são profissionais tentando resolver problemas de forma isolada, querendo bancar o herói da situações e muitas vezes o prêmio vem em forma de burnout e desligamento.
Um profissional estratégico busca aliados na organização, essa estratégia vai ter ajudar a olhar as situações por diferentes perspectivas, ajuda a abrir caminhos com diferentes abordagens e na minha opinião é a principal atitude de um profissional que busca resolver o problema de forma mais ampla e sistêmica.
Se você está dando uma de herói da situação, se jogando na frente de tudo que é problema da sua organização, pare e repense.
Já falamos neste post sobre priorizar, dar foco nos problemas que você quer resolver, como comunicar seu plano, mas nada disso adianta se você estiver sozinho.
Um bom formato é o mapa dos envolvidos na mudança que já uso desde 2016 e também tenho replicado no workshop PKE — Professional Kanban Expert.
Este mapa vai te ajudar a fazer uma leitura do ambiente, identificar os principais aliados e usar a estratégia correta com cada pessoa.
Use o seu plano para buscar outras pessoas que tem interesse na solução mesmo problema, engaje as pessoas com o benefícios da melhoria, pois é desta forma você atua de forma mais leve, focada e não se sobrecarrega.
#5 — Crie um ritmo sustentável
Um profissional estratégico sabe como manter um ritmo sustentável, não há performance sustentável de resultado em um ambiente que vive sofrendo abusos, com capacidade muito além da demanda, com líderes e gestores vivendo à beira do burnout.
Se você decidiu ser líder, gestor ou agilista você tem responsabilidade sobre criar esse ambiente de performance sustentável.
Usando as dicas e insights dos 4 primeiros tópicos você vai conseguir aumentar seu foco e impacto na sua atuação, o que é a essência do profissional estratégico.
Mas existe um ponto que ainda não cobrimos, sobre como proteger seu tempo e sua vida pessoal.
Uma das grandes sacadas para ter o ritmo sustentável é reservar tempo livre para lidar com imprevistos como explorarmos no tópico #1, no entanto há mais 2 itens que vão te salvar.
5.1 — Restrinja sua jornada de trabalho
Defina quanto tempo você quer trabalhar por dia, defina o horário limite e respeite esse limite.
Exemplo: Defino que começo às 09:00 e trabalho até às 18:30. Então já me organizo para não marcar agendas das 18:00 em diante, uso sempre esses 30 minutos finais para fazer o fechamento do dia e organizar o próximo.
Esse pra mim é um dos grandes segredos da produtividade, pois você prioriza as coisas mais importantes para o início do dia, não cai na armadilha de sempre deixar para o final do dia e respeita o limite.
5.2 — Cuidado com as atividades extras
Se no exercício do tópico #1 você viu que boa parte da sua agenda é tomada por atividades extras e que tem baixo impacto nos resultados, então provavelmente você é do perfil que gosta de estar em todas e tem dificuldade de negar esses convites.
Um dos segredos que aplico é definir um limite para atividades extras, por exemplo, posso definir que vou investir no máximo 2 horas por semana em atividades extras e grupos de interesse da organização. Dessa maneira tenho que escolher e priorizar quais assuntos vou participar, e uso como um framework de tomada de decisão que facilita a priorização/escolha.
Vamos supor que você é requisitado por várias pessoas e áreas da organização para trocar ideias e dar sua opinião sobre assuntos fora da sua prioridade principal, então você pode usar o limite de 2 horas e criar 4 espaços de 30 minutos para atender essas demandas e caso exceda as 2 horas você joga para a próxima semana.
Esse formato de lidar com as atividades extras já me salvou muitas vezes para não me comprometer com as prioridades erradas.
Conclusão
Meu entendimento é que ter uma atuação mais estratégica é o que vai diferenciar os profissionais que são mais valorizados e desejados pelo mercado, ter uma atuação estratégica vai te diferenciar desde o processo da entrevista até o seu reconhecimento dentro das organizações.
Espero que este artigo possa ter gerado insights, reflexões e possa te ajudar a se diferenciar na multidão.
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Agradecimento ao Anderson Gonzaga que também ajudou a construir parte desse conteúdo em 2022 nas várias palestras que fizemos juntos.
Agradecimento aos amigos que fizeram a revisão do texto Gusthavo Elyas, Daniel Schlickmann, Marcio Corrêa, Danieli de Paula, Miguel Armas, Laura Consolmagno.
Referências
- Mapa do pensamento sistêmico do Raphael Albino — https://miro.com/app/board/uXjVO2Zl9Uo=/?moveToWidget=3458764525069997696&cot=14
- STATIK — O melhor guia prático para começar com Kanban — https://bit.ly/canvas-statik-post
- Podcast Agilizem: Apertem os cintos, o controle sumiu! Ter controle , com foco e reduzir o stress — https://www.youtube.com/live/rKHtQuP6WFI?feature=share
- Livro Essencialismo — https://www.amazon.com.br/Essencialismo-Greg-Mckeown/dp/8543102146
