Como começar com limite WIP e evitar o erros comuns
Confira as 5 dicas para aplicar essa prática do Método Kanban
Você já deve ter escutado falar sobre a prática de limitar o WIP, mas talvez tenha dificuldade de colocar em prática de fato.
- Ficou com dúvidas sobre como começar?
- Já enfrentou resistências na aplicação da prática de limitar o WIP?
- Tem dúvidas em como avaliar os resultados da aplicação do limite WIP?
Se você se identifica com esses cenários sobre a prática de limitar o trabalho em progresso (o famoso WIP), então esse conteúdo é para você!
Esta é uma das práticas mais importantes do método Kanban que vai ajudar a estabilizar o fluxo de trabalho, garantir que o fluxo não volte a piorar e manter os resultados no longo prazo.
Vamos abordar os erros comuns e te dar possibilidades reais que funcionam na vida real para que você possa começar a limitar o trabalho em progresso e melhorar a gestão do fluxo de trabalho.
O conteúdo deste post é um resumo da palestra que fiz junto com o Wesley Tiago Zapellini no Agile Brazil 2021 e depois repeti no evento Agile Days 2022.
O Limite WIP
Em nossa experiência prática temos visto muitas dúvidas sobre como aplicar o limite WIP, essa prática que é uma das mais importantes do método Kanban para sustentar o resultado no longo prazo.
Pensando nisso, nosso objetivo é ajudar quem nunca aplicou a prática ou quem já tentou mas se frustrou e não conseguiu avançar ou manter.
Entendemos que a prática do limite WIP, ajuda a melhorar a colaboração de forma pragmática, colabora com as discussões para estabilizar o fluxo de trabalho, garantir que o fluxo não volte a piorar e manter os resultados no longo prazo.
Apesar de todo benefício conhecido, a prática é contra-intuitiva. É comum quando introduzimos as narrativas sobre limitar o trabalho em progresso, que a primeira reação das pessoas seja de preocupação, pois a palavra “limite” tem uma conotação negativa.
Outra percepção comum é a de que o time vai entregar menos por conta do limite, o que pode deixar as pessoas gestoras ansiosas em um cenário onde gostariam de mostrar trabalho, mantendo o time ocupado o tempo inteiro.
Por isso recomendamos começar devagar e ir introduzindo a prática sem gerar muitos conflitos no início.
O que é WIP?
(Work in Progress / Trabalho em Progresso)
É todo trabalho que está em estoque dentro da equipe, e que por consequência exige um esforço de gestão e acompanhamento até sua conclusão.
Quer o conteúdo em vídeo?
Assista aqui a palestra gravada que realizamos no Agile Brazil 2021.
Porque limitar o trabalho em progresso?
É uma das práticas do Método Kanban,
Mas…
- É contraintuitivo
- Pode causar desconforto inicial
- Pode ser aplicada mesmo que você
No entanto…
- Gera um convite à conversa e mais colaboração
- O ritmo da equipe se torna equilibrado
- Melhora a priorização e o foco da equipe
- Permite que o time tenha melhor reação às mudanças
- Impede que os problemas se tornem críticos
- Garante que o resultado seja duradouro
Ou seja…
Limitar o trabalho em progresso deixa tudo mais simples!
Quanto mais itens em andamento…
- Maior é o custo de gestão
- Maior é esforço cognitivo da equipe para lidar com os itens de trabalho
- Mais tempo nas trocas de contextos, que reflete em maior tempo de execução.
Limitar o WIP = FOCO
Isso não significa que você deve trabalhar menos, mas sim que deve trabalhar menos coisas ao mesmo tempo e concluir antes.
Qual o impacto de limitar o WIP?
- Gera conflitos saudáveis para enfrentar os impedimentos, bloqueios e gargalos.
- Lei de Little — Relação entre WIP, Vazão e Lead Time
- Mais foco = Menor Lead time
- Mais foco = Maior Vazão
5 dicas práticas para começar com a prática do limite WIP
#1 Comece leve
Traga leveza na narrativa que você vai trazer sobre a prática. A palavra limite acaba gerando barreiras para a conversa, pois isso recomendamos a narrativa de criar foco.
Pense em criar foco em vez de aplicar limite.
Você não precisa aplicar o limite logo de início e uma das formas de começar leve é fazer a gestão do trabalho em progresso ao invés de limitar.
Na prática a recomendação é que toda vez que termine algo, olhe para o fluxo da direta para esquerda e avalie se é possível colaborar em algo que já está em andamento e incentive a colaboração.
#1 Comece leve — Erros comuns
- Não conectar a nova prática com o problema que ela resolve
- Começar com muitas mudanças logo no início
#2 Limitar WIP na etapa com gargalo
Uma das forma de começar é atuar na etapa do fluxo onde o trabalho acumula, também conhecido como gargalo.
A recomendação é trazer esse ponto para discussão na cadência de revisão de entrega de serviço (service delivery review/retrospectiva) e discutir com a equipe para entender o motivo do acúmulo nesta etapa e combinar qual seria a quantidade aceitável.
Vale ressaltar que não há uma fórmula e que o primeiro número é um chute com base na experiência da equipe e que você vai calibrar semana a semana até encontrar o número ideal.
Se houver 2 gargalos, recomendo começar por aquele que está mais próximo do fim do fluxo, ou seja, aquele que está mais perto de terminar.
Após aplicar o limite WIP, deixe rodar 1 semana, observe todos os dias com o time na Kanban meeting e repita o processo de avaliação ao final da semana para revisar o número.
Neste cenário o limite estabelecido foi 3 para a etapa de "validando" e podemos observar que está ultrapassando.
Podemos observar o comportamento de colaboração, também conhecido como enxame, onde as pessoas foca na colaboração para reduzir o gargalo na etapa de "Validando".
Após alguns dias é observado que o gargalo desapareceu e a quantidade de trabalho em progresso ficou dentro do limite estabelecido.
Uma boa prática é também estabelecer um combinado (política explícita) com a equipe para caso o limite de 3 seja atingido novamente, alguém apoie a etapa "validando" para manter o fluxo saudável.
#2 Limitar WIP na etapa com gargalo — Erros Comuns
- Começar com limites muito restritos
- Não buscar solução de bloqueios externos ao time
- Não revisar o limite
- Alterar o valor do limite muito rapidamente
#3 Limitar WIP na etapa de execução
Caso o time esteja acumulando trabalho pela prática de puxar mais do que consegue dar vazão ou está sofrendo com bloqueios, a recomendação é aplicar o limite na etapa "Fazendo".
Traga esse ponto para discussão com o time na cadência de revisão de entrega de serviço (service delivery review/retrospectiva), discuta com o time causa raiz do acúmulo e sugira a implementação de um limite WIP como alerta.
Uma prática comum é começar com o limite WIP igual ao número de pessoas que atuam nessa etapa.
Após aplicar o limite WIP, deixe rodar 1 semana, observe todos os dias com o time na Kanban meeting (Daily) e repita o processo de avaliação ao final da semana para revisar o número.
Vemos na imagem acima o cenário onde há 3 itens bloqueados gerando um acúmulo na etapa "Fazendo".
Após estabelecer o limite há um incentivo para que o time busque a solução para os bloqueios e também funciona como um alerta/gatilho para que o time saiba quando o trabalho está acumulando e possa agir antecipadamente.
Após alguns dias de trabalho podemos ver que os bloqueios foram resolvidos, as entregas começaram a fluir e agora o fluxo está dentro no limite estabelecido, mantendo o limite como um gatilho para agir de forma antecipada.
#3 Limitar WIP na etapa de execução — Erros comuns
- Não buscar sanar a causa raiz dos bloqueios
- Aplicar um limite que não tolera nenhum bloqueio
- Não estabelecer uma política clara sobre quando puxar mais trabalho
#4 Evite Starvation com o Limite Mínimo
Para contextualizar, "Starvation" é quando falta trabalho para ser puxado por uma etapa do fluxo e o limite mínimo pode ajudar a criar o gatilho antecipado sobre esse cenário.
Neste cenário o time puxou todos os itens do backlog e percebe que não mais nada para puxar e está em situação de starvation.
Após a discussão com o time na cadência de revisão de entrega de serviço (service delivery review/retrospectiva), discuta com o time causa raiz do starvation e sugira a implementação de um limite WIP mínimo de 2 como alerta/gatilho para alimentar o fluxo de forma antecipada e evitar o starvation e manter a cadência de execução.
É importante também o time criar um combinado (política explícita) sobre o que fazer caso o limite mínimo seja atingido.
Na palestra gravada no início do post, há mais 2 cenários e mais detalhes sobre a aplicação do limite mínimo.
#4 Evite Starvation com o Limite Mínimo — Erros Comuns
- Não revisar o limite mínimo
- Não definir a política sobre o que fazer quando atingir o limite mínimo
- Deixar de investigar a causa raiz do Starvation
#5 Como identificar os resultados com a prática de limitar o WIP
Avaliar o CFD (caso você não conheça, recomendo ver esse post), o gráfico CFD (Cumulative Flow Diagram) é um dos mais importantes para você fazer a gestão de um fluxo, mas vou confessar aqui pra vocês que foi um dos que eu mais tive dificuldades de entender quando comecei com o método Kanban.
De forma resumida, o gráfico CFD trás uma “foto” de cada dia do estado do fluxo na linha do tempo.
No gráfico acima conseguimos ver que entre as semanas 4 e 6 houve um aumento da quantidade de itens em progresso (área em vermelho) e que a vazão dos itens concluídos não acompanhou na mesma proporção, o que pode ser um sinal que o trabalho está acumulando e a prática do limite WIP pode ajudar. Após aplicar a prática você pode observar das semana 7 em diante, que a quantidade de itens em progresso diminui, a vazão aumenta e se mantem. Com a prática do limite WIP o ritmo da equipe se torna equilibrado e o resultado da melhoria no fluxo se torna mais duradoura.
Quando você não perceber muita diferença nas etapas do CFD, você pode ocultar a área que acumula a entrega, desta forma o gráfico te ajuda a visualizar o trabalho em progresso de forma mais fácil durante a linha do tempo.
Ocultando a etapa DONE (Acumulada), fica muito mais fácil de ver a quantidade de trabalho em progresso dentro do fluxo.
Nós usamos demais essa forma de visualização, pois ajuda a entender e melhorar a prática de limite WIP.
Outra forma de ver o resultado é avaliar o impacto no lead time, você vai perceber que após a aplicação da prática combinada com combinados (políticas explícitas), primeiro um aumento onde os itens antigos são entregues e após (3˜5 semanas) terá uma redução na variabilidade e estabilização do lead time.
#5 Como identificar os resultados com a prática de limitar o WIP — Erros comuns
- Deixar de trazer para discussão os resultados
- Não acompanhar o gráfico CFD
Dúvidas comuns e perguntas
Vale conferir na palestra do Agile Brazil no minuto 25:46 onde começam as perguntas e tem insights adicionais.
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Referências
- Slides da palestra: https://bit.ly/agiledays-wip-palestra
- Palestra Agile Brazil 2021: https://www.youtube.com/watch?v=6uNvxwHbMG0&t=172s
- Palestra Agile Days 2022: https://youtu.be/FVegHM1i8GU
- Lei de Little na prática: https://bit.ly/leidelittlepratica
- 5 padrões de CFD: https://bit.ly/cfd-5padroes
- Métricas de fluxo: https://bit.ly/3metricas
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